ORGCHARTS & HCM        HR | FIN | MGR | WNR           DEMO    GRATIS VERSIE    TEST    WEBSHOP    ORGPLAN.NL


de DIGITAL WORKSPACE voor HR, FINANCE, MANAGERS en WERKNEMERS


FlexBenefits

Flexibele arbeidsvoorwaarden worden steeds interessanter gevonden als middel om personeel aan te trekken en vast te houden. Met de FlexBenefits oplossing van de HR Website kunnen werknemers hun eigen arbeidsvoorwaarden kiezen. Deze oplossing is op een aantal manieren uniek.

Werking

In beginsel is de werking van onze FlexBenefits-oplossing gelijk aan die van andere in de markt beschikbare oplossingen: er wordt een keuzescherm voorgeschoteld van waaruit de gebruiker zijn of haar pakket flexibele arbeidsvoorwaarden pakket kan samenstellen. Het systeem bewaakt dat er niet te veel of te weinig geld wordt uit gegeven gebaseerd op een persoonlijk budget dat als aanwezig wordt verondersteld. Bovendien bewaakt het systeem de relevante grenzen, zoals belastinggrenzen, minimum loon grenzen, jeugdloon grenzen, etc.

Als de keuzes zijn gemaakt kunnen ze worden doorgegeven en worden uitgevoerd. Meestal neemt een ander systeem het dan over. Uiteindelijk kan de werknemer op z'n (electronische) loonstrook zien hoe zijn of haar keuzes uitgepakt hebben.

Keuzevrijheid maakt de werknemer tevreden en besparing op de sociale lasten maakt de werkgever tevreden. Iedereen blij! Of toch niet?

Praktijk problemen

De theorie klinkt goed, maar de praktijk is weerbarstig. Een paar pijnpunten die in praktijk die vaak genoemd worden:

"Persoonlijke budgetten worden aanwezig verondersteld." Maar wat als ze er niet zijn? Of als er dringende redenen zijn om ze halverwege te wijzigen?

"De werknemers kiezen hun flexibele arbeidsvoorwaarden." Maar wat als het thuisfront het er niet mee eens is? Of als er ergens iets verkeerd begrepen is? Kan er dan gewijzigd worden?

"Meestal neemt een ander systeem het over." Systeem 1 produceert persoonlijke budgetten, systeem 2 biedt de a la carte keuzemogelijkheden, systeem 3 doet de loonverwerking, systeem 4 toont de loonstrook en systeem 5 doet de nacalculatie. Maar hoe vaak moeten dan dezelfde gegevens ingevuld of overgeheveld worden?

"Keuzes kunnen worden doorgegeven." In deze communicatie wil ook nog wel eens iets mis gaan. Vooral als er op de ouderwetse manier gecommuniceerd wordt via bijvoorbeeld losse emails.

Men lost deze problemen in praktijk veelal op door voorwaarden en beperkingen aan de regeling te stellen. Bijvoorbeeld: er mag alleen met het geld van de 13e maand flexibel gekozen worden, of gemaakte keuzes mogen niet meer gewijzigd worden. Dan geldt er op papier nog wel een flexibele arbeidsvoorwaarden regeling, maar de volledige vrijheid is nog ver te zoeken.

Voordelen

Onze FlexBenefit oplossing biedt een aantal belangrijke voordelen. Uiteraard bestaat de kern van onze oplossing uit een "a la carte" systeem waar werknemers hun keuzes kunnen maken. Daarin verschilt het niet van andere systemen.

Het belangrijkste voordeel is dat het hele proces vanuit één geïntegreerde oplossing afgehandeld wordt. Er komt geen overhevelen of opnieuw inkloppen van gegvens meer aan te pas. De salarisverwerking gebeurt nog wel extern, maar de rest van de functionaliteit wordt door de HR Website afgehandeld. Daarbij gaat het om budgetteren, kiezen en communiceren. Met het Payroll-systeem zijn diverse interfaces aktief: om brongegevens op te halen, om gemaakte keuzes door te geven, om (digitale) loonstroken op te halen en om journaalposten te importeren. Om deze processen soepel te laten verklopen is het tot stand brengen van webinterfaces van cruciaal belang.

Een tweede belangrijk voordeel is dat de keuzes langs de tijdas gemaakt kunnen worden. Dt biedt een veel betere weergve van de realiteit. Bijvoorbeeld: in januari kan er gekozen worden om geld aan een studie te spenderen, maar in juli kan die cursus afgelopen zijn en kan het vrijgekomen bedrag op andere manier besteed worden.

Een derde voordeel is dat de uitputting ten opzichte van het persoonlijk budget steeds gemeten wordt. De euro die te weinig in maand 1 uitgegeven is, komt er in maand 2 bij.

Tenslotte mag ook niet onvermeld blijven dat de HR Website perfect in staat is om de communicatie tussen de HR-afdeling en de werknemers te regelen. Keuzes worden gemaakt en doorgegeven, waarna het systeem automatisch een bevestigingsmail verstuurt.